解决高校人事档案问题的对策 ——建立高校联合人事档案中心刍议
我要投稿 论文查重 来源:学报编辑部 时间:2019-01-24 浏览: 次
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摘  要:高校人事档案管理存在体制不科学、专业人员配备不足、不匹配于人事制度改革、利用率不高、管理方式顺应大数据时代滞后等问题。文章指出建立高校联合人事档案中心是解决问题的对策,并提出建立高校联合人事档案中心的基础。
关 键 词: 高校;人事档案;联合人事档案中心
作  者:王韶频
单  位:苏州卫生职业技术学院
正  文:Countermeasures to solve the problems of personnel files in Colleges and Universities ——Discussion on the establishment of joint personnel archives center in Colleges and Universities Wang Shao-pin (Suzhou Vocational Health College, Suzhou Jiangsu, 215009, China) Abstract: The management of personnel archives in colleges and universities has problems such as unscientific system, mismatching the reform of personnel management system, low utilization rate, and lag in compliance in the era of big data. The article pointed out that the establishment of a joint personnel archive center in colleges and universities is a strategy to solve problems, and put forward the foundation for the establishment of a joint personnel archive center in colleges and universities. Key words: college; personnel archives; joint personnel archive center 高校人事档案是记录高校教职工工作重要信息的载体,关系到教职工的工龄认定、职称评定等切身利益;是学校选人用人的基础,关系到高校全面、正确选聘、选拔人才,是高校人力资源管理工作的效率和质量的直接体现。因此,做好人事档案管理工作对于高校来说,具有十分重要的意义。然而,高校人事档案管理工作现状不理想,存在一些问题,建立高校联合人事档案中心是解决问题的对策。 一、高校人事档案管理存在的问题 1.高校人事档案管理体制不科学、专业人员配备不足 现行的人事档案管理体制,是按管理权限和隶属关系进行管理,人事档案管理的最终目的就是服务于本单位的人事档案管理实践。高校对本单位人事档案进行永久保存,并服务于本单位。但高校的类别多,部属、省属、市属等隶属关系不同,人事档案管理的监管主体不同,有些高校会易成为上级监管的中空地带,造成高校对人事档案管理自主性较强,标准化、规范化难以真正落实,管理上存在漏洞。 2. 高校人事制度改革与人事档案管理存在矛盾 随着我国人事制度的改革和高校教育改革的深化,高校人才流动频繁、引进人才方式多样化等使高校人事档案管理工作面临更多挑战。一是高水平、高层次人才“跳槽”,高校之间相互“挖墙脚”的现象时有发生,一旦个人流动要求与单位意见发生分歧时, 就会产生“弃档”、“死档”现象,为了吸引人才,高校会采取新建人事档案或不要人事档案的方法,导致形成“一人多档”或“有人无档”,客观上造成高校人事档案管理工作的难度。 二是由于高校招聘人员类别多样化,给高校人事档案管理带来困难。目前高校通常做法是编内人士建档,编外教职工档案在入校时就不予接收个人人事档案,不利于所有教职工档案的完整性。 3.高校人事档案利用率不高,管理方式顺应大数据环境明显滞后 在目前的管理体制下,人事档案归单位所有,高校在使用人事档案上有无限权力,而个人对自己的档案信息没有知情权更没使用权,这种“死的物”来管理“活的人”,是一个矛盾点,也是人事档案利用率不高的根本原因。目前人事档案利用中对有职级的干部档案利用率相对高,但是绝大多数教职工档案处于睡眠状态。大部分人事档案都是到所涉及人员退休时才发挥其作为计算工资工龄的作用。 但是随着“互联网+”大数据时代的到来,数据资源整合,提高利用率,是必然发展趋势。刚所提到的大部分人事档案只发挥计算退休工资的凭证,也可能直接被社保系统等大数据取代,这会导致“人事档案无用”。事实上,人事档案作为承载个人信息的重要载体,应该顺应大数据时代的发展,人事档案改革、人事档案信息化将是发展趋势。 二、建立高校联合人事档案中心是解决问题的对策 高校联合人事档案中心是指某区域内专门保管高校人事档案的基地,打破各类院校隶属关系的壁垒,以地区为单位来建立,是一种集约化管理模式,有利于解决高校人事档案管理工作的问题,有利于长远发展。 1.有利于提高高校人事档案管理效率,提高规范化专业化水平,控制管理成本 一是高校联合人事档案中心作为专业的人事档案管理机构,根据《干部档案工作条例》配备专业技术人员、库房、设备等,按照上级主管部门的要求,做到高校人事档案管理的标准化和规范化。二是高校联合人事档案中心的建立利于高校降低管理人事档案的成本,专业的事交给专业的机构和人员办理,利于提高效率、降低成本、提高品质。三是高校联合人事档案中心的建立利于降低高校管理人事档案的风险,在前几年的人事档案专项审核中,发现了虚假、乱改等很多问题,这些问题存在归根结底是由于人事档案工作的不规范、随意性带来的,高校人事档案如果能托管到专业机构进行管理,从一定程度上转嫁管理风险。 2.有利于应对高校人事制度改革的深入推进 高校人事制度改革的深入推进,人才流动日益频繁,各种用工方式并存,这导致教职工档案的差异化管理。一般高校只管“编内”教职工档案,“编外”教职工档案有些在人才交流中心,有些都不知去向。但随着高校逐步取消编制的趋势,应该改变现有的差异化管理方式。高校联合人事档案中心的建立,可以统筹管理高校教职工,取消差异性管理方式。高校联合人事档案中心应为各高校建立全宗,收集整理该高校所有聘用的教职工档案。同时高校人才在地区内流动只需要在全宗间做相应转移,降低弃档或丢档的风险。 3.有利于“互联网+”时代下大数据整合和开发利用 “互联网+”时代下大数据的整合和开发利用,需要平台与信息化为基础。从现状来看,目前一些高校尤其是高职院校相对规模较小,投入人力财力有限,同时高校对本单位的人事档案具有所有权,管理思想偏保守,信息化程度不高,不具备将人事档案纳入大数据管理的条件。高校联合人事档案中心的建立利于将整体人事档案信息推进信息化管理,为大数据整合开发提供奠定基础。 三、建立高校联合人事档案中心的前提和基础 1. 更新理念,改变管理工作方式 建立高校联合人事档案中心实质就是给各高校人事档案管理工作提供外包服务,并且逐步提高人事档案信息化水平,用大数据视角进行人事档案管理信息收集、整理、审核、利用,使高校对本单位人事档案具有绝对所有权的理念淡化。这与现行高校人事档案管理具有很大理念差异,高校难免会有诸多问号,如这样的管理方式会不会使本单位人事档案信息不安全、信息不准确、利用权限会不会受限制等。 2. 打破壁垒,明确行政隶属关系 高校联合人事档案中心应打破不同类型高校的壁垒,以地区为单位建立。以地区为单位优势在于地理位置相对近,便于移交材料、提供利用。高校联合人事档案中心存放多个高校的人事档案,如果由多个高校共同管理,必然会导致多头管理,着手解决问题过程缓慢,因此,应该由主管人事档案或教育的行政管理部门来建立。具体来说可由地方人力资源与社会保障局或是组织部门来主导建立,由主导建立的部门进行顶层设计、配置人员,选择场地,并进行考核监管,各高校负有配合收集档案及平时材料的义务,并应支付一定的托管经费。 建立高校联合人事档案中心力求解决高校人事档案管理中存在的问题,建立的可行性、规格规模、主管单位等需要进一步研究。 参考文献 [1]戴玲,彭长根.基于大数据的干部人事档案审核与监管机制[J].档案与建设,2017(6):31-34. [2]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(2):71-73. [3]任南竹.高校人事档案管理改革探索——基于对高校人才“弃档”问题的分析[J].经营与管理,2017(2):158-160. [4]安莹莹.新形势下地方高校人事档案改革浅析[J].档案管理,2016(4):56-57.

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