高校档案利用障碍及对策分析
我要投稿 论文查重 来源:学报编辑部 时间:2017-09-26 浏览: 次
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摘  要:在今日这个互联网网络发达的信息化时代,生源档案已经成为了各大高校培养人才的重要的材料与依据。但是,因为各种人为原因以及档案资料的管理制度问题,致使各高校出现了无档可用有档难用工作开展问题。本文章将对高校档案利用工作之中出现的问题以及导致问题原因及其应
关 键 词: 高校、档案利用、障碍分析、应对措施
作  者:杨婷婷
单  位:晋中师范高等专科学校
正  文: 

各大高校的生源档案掌握着最为全面的人才信息,是人才市场招聘工作开展的重要材料依据之一,现已成为最为抢手的资源之一。随着信息化的发展与建设,招生信息公开化、透明化已然成为了社会现状,这在很大程度上促进了高校的对生源档案资料的应用。同时也为人才招聘、人才利用等各环节提供了极大的便利。但是,在生源档案的建设利用之中仍存在相当之多的障碍阻隔。
高校档案再利用过程之中的障碍
在互联网技术的影响下,信息的交换已经相当普遍,但其也在某种层面上造成形成了一定的负面影响。比方我们日常生活之中的个人信息的严重泄漏等一系列因网络世界信息交换便利而产生的负面影响。然而作为集合了众多生源的个人信息的生源档案则更加需要这种对个人隐私的保护。由此便要做好档案的保护保存及其利用的工作。
1.1档案的存留形式过于单一
在高校扩招的现状之下,各大高校掌握了更为丰富的生源档案资料。但是就目前的情况来看,该类资料的形式,以及其所反映的相关人才信息无法真正成为社会人才市场所需的有效档案资料。比如高校发展的各个方面就因存留形式的问题基本缺失。同时,各大高校在档案的安排,分类以及整理的过程之中无法细化,以至于整理过后的分类结果十分笼统。由于管理的疏漏,在整理方面经常会出现分类错误,或者分类的混乱,从而出现了利用者可能想要查询某一方面的资料而无从下手的尴尬局面。
1.2各大高校对于生源档案资料的管理工作不够重视
在各高校内部的各类工作分工明确,但绝大部分的高校对档案的存留利用、分类整理工作的重视程度不足,在这一方面的工作态度不够积极,处于一种十分松散的状态之中。通常都以所收集档案的数量作为主要任务,对于因制度或个人问题没能及时上交的档案没有设立相应的及时补救的措施。这便使得各类高校的生源资料档案的大面积缺失,以及现有档案的数量及质量无法达到高校利用的标准水平。在社会人才市场竞争之中,利用者在找寻生源资料的过程之中,可能因为该中档案的质量问题而放弃使用。
1.3各大高校对于档案资源的利用价值不够重视
只注重对生源资料的保存、保护,却不知对其的灵活应用是各大高校在档案工作开展过程之中的意识上存在的通病。学校重视档案工作中的保存以及保密方面的工作,通常不会对外公开其掌握的生源资源。这就使得利用者在寻求资源的过程之中频频受阻,苦不堪言。
解决档案利用过程之中的障碍对策
2.1树立正确的档案观念
就目前高校的在档案工作开展过程来看,其工作重心仍然停留在对档案的保留保存、分类整理的方面,未看到其所掌握的真正的利用价值。但是对于生源的利用不是随意的泄漏、应正确处理保密与利用公开的关系。在保证生源资料不会被肆意乱用的同时还能发挥其应有的价值。这便要求高校与利用者之间建立一定的诚信机制,以保护生源信息的安全。同时,作为手握资源的高校群体与其坐等门客不如主动出击,转换思维,主动寻求利用者。这不但在一定程度上解决了档案资源利用难的问题,更以该种形式掌握了主导权,保护了生源信息的安全。
2.2整合档案资源实行集中统一管理的模式
丰富的档案资料资源,是利用的根本基础。因此,做好高校的档案利用,则应该落实档案的统一管理的管理模式。在设立模式上,可以采用专题分类模式等多种模式的宣传方式,让档案工作的重要性深入人心。把档案法规落实到本单位的相关工作流程制度之中,做到有矩可循,这种集中统一的管理模式不仅可以节省大量的人力才力还可便于利用者的查阅,一举多得。
在档案的整理过程之中要做到依据各门类的分类完整齐全,这便要求高校的相关部门在收集档案的过程之中不仅重视档案的数量同时提高提高单个个体的质量要求,从而确保档案的全面、齐全、有序的转移至档案管理机构。同时应注意所收集的档案与利用人身份信息的匹配,尤其是一些影响较大的高校,其私人研究、学术文献等价值重大,相关机构应该主动做好对其的保护措施。
2.3探索现代化的利用途径
很多的高校在现代化档案资源调度的管理应用上做出了积极的尝试。如通过电话、传真等信息交换方式提供相关档案资料。但这类传统化的信息交流方式经常受到时间、空间上的障碍,无法充分及时发挥相关档案资源的价值。由此便提出了数字化馆藏的建设理念。数字化馆藏作为互联网时代的新型产物,具备可多人同时在线、无时空限制的特点,深受资源利用者的青睐。
高校档案的相关管理机构除了做好数字化馆藏的工作,还应该注意各具特色的数据库建立。几经相同的数据库是对档案资源的浪费,高校的相关机构应该紧密结合其高校的教学特点,学风特色建立属于自身的相关数字化馆藏资料库,若知识照抄照搬,则会影响档案资料的提取利用过程之中的便利等使用因素,降低利用者的使用效率,以至于无发充分发挥其档案资源的真正的价值。综合对内对外的各种影响因素,确保数字化馆藏资料库的高效建设及其使用的效率、实用性、适用性等。
参考文献:
[1]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社 1988(1):100.
[2]徐亮.档案利用过程的“倒金字塔”现象——以高校档案馆为例[J].档案学研究
[3]陈永生.档案利用现象的归纳与分析[J].档案学通讯,2004:28-31.

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