试论人事档案管理工作存在的问题及完善对策
我要投稿 论文查重 来源:学报编辑部 时间:2017-03-30 浏览: 次
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摘  要:人事档案是人才信息最主要的来源,同时也是企业内部人才信息的载体,所以,人才档案管理在企业单位人才利用方面发挥着关键性的作用,并为其提供了有价值的理论依据。现阶段,社会经济得到了全面发展,而市场制度也实现了深化改革,为此,人事档案管理工作问题也逐渐突显
关 键 词:人事档案;管理工作;问题;完善;对策
作  者:胡恒
单  位:驻马店市中医院
正  文:人事档案是在人事管理活动中形成并发展起来的,是对人的经历与工作能力,包括思想品德的详细记录,同时,也是对个人资历和学历予以证明的重要文件材料。除此之外,人事档案与个人组织关系,还有工资与社会福利等内容存在紧密联系,所以,法律效用十分明显。人事档案通常被应用在相关证明的开具与个人转正与职称的申报等多个方面,一定程度上促进了人力资源的全面开发。因此,人事档案收集和整理以及保管的作用十分重要。
一、人事档案重要性分析
在劳动用工管理工作中,人事档案工作的作用主要表现在两部分:第一,于用人单位而言,是人才信息的主要来源,同时也是重要的载体。在人事档案的作用之下,能够更深入地了解工作人员的工作经历,全面考核工作人员的品德素质以及业务能力,实现人力资源的充分利用。与此同时,对人力资源开发以及选拔具有积极的推动作用[1]。第二,于工作人员而言,人事档案的法律效用极强,而且具备原始凭证的作用,所以,为职称评比与社会保险办理,甚至是就业等方面提供了有价值的理论性依据。
二、现阶段人事档案管理工作的问题分析
(一)不规范现象明显
第一,对于硬件设施问题难以解决。部分企业单位并没有成立专门档案室,即便是设立档案室,室内环境也相对潮湿与狭窄,所以,难以达到配套六防设备的要求,使得人事档案材料的霉变情况及虫蛀问题经常发生,严重影响了档案外观与完整。其中,针对小规模企业单位进行调查的过程中,很多都不具备统一化档案夹或者是切刀等设备。
第二,材料规范分类不合理。虽然档案管理工作人员认识到人事档案分类保存的重要性,但是,在实践工作当中,始终存在分类不合理的情况。在这种情况下,对人事档案统一分类和查阅带来了负面的影响[2]。
第三,制作材料不规范。在干部档案材料方面,16开规格办公用纸是标准用纸。然而,目前阶段,大部分企业始终采用的用纸规格都是A4,所以,对于档案材料装订和整理工作的开展造成了严重影响。
(二)人事档案信息化管理水平不高
现阶段,电子信息技术的发展显著,而档案管理工作也与时俱进,实现了信息化管理。但是,在实践工作当中,人事档案管理工作的信息化水平不高。究其原因,管理工作人员自身的计算机能力薄弱,对于管理系统的了解不全面也不深入,所以,严重制约了人事档案管理工作的开展。另外,对先进技术手段的利用不充分,很难发挥计算机自身功能[3]。而在对认识档案使用记录进行分析的过程中,可以发现,人事档案所服务的对象已经扩展到诸多部门,而档案利用的形式也更加多样化。通过实践研究调查显示,很多用人单位仍然运用手工操作的形式展开人事档案管理工作,所以,工作量极大。即便已经安装了电子管理系统,而受系统本身的约束与影响,只能对工作人员的个人基本信息进行记录,很难将工作中的原件进行收录。在这种情况下,人事档案跨单位利用很难充分展现管理系统自身的实用性,所以,仍然要有纸质档案作为支撑,这对于档案保管工作的开展十分不利,而且会影响到工作开展的效率。
(三)档案管理工作人员自身综合素质偏低
现阶段,档案管理工作的手段十分落后,而且管理制度并不完善,这是企业单位人事档案管理工作中普遍存在的问题,这些问题与管理工作人员自身综合素质具有直接的影响。其中,绝大多数人事档案管理工作人员并没有接受专业的培训,所以很难对档案材料进行准确地整理,也无法实现归档的及时性。与此同时,很多管理工作人员没有根据具体规定来办理职工的调出以及接转,退休档案查询工作的开展效果不理想,而且档案管理部门和其他部门间的协调性不强[4]。在对档案进行利用的背景下,为了方便和快捷,允许工作人员自己提取档案,所以,档案的接转存在不密封的情况,还存在借出时间长而不归还的问题。另外,还有个别人会将档案抽取出来并涂改,甚至是造假。以上情况对于档案真实性与可靠性,包括企业人事档案管理工作的正常开展都具有不利影响。
三、人事档案管理工作问题形成原因的阐述
(一)档案收集对象范围狭窄
很多单位人事部门在收集档案方面,只是对重要领导人与高层干部的材料给予重视,所以,绝大多数普通工作人员材料的收集被忽视。在这种情况下,人事档案中的领导干部材料较多,而普通工作人员材料较少[5]。但是,人事档案并不仅仅指的是人物档案或者是名人档案,而且收集对象的范围也并不应当停留在领导人或者是名人方面,需要涵盖内部全体工作人员。不管工作人员的职业等级如何,同样都属于单位人力资源,所以,个人资料也同样是宝贵的人力财富,人事部门一定要按照具体规定进行收集。
(二)档案整理缺乏规范性
对人事档案进行整理的工作需要具备较强的技术性,所以,在干部档案整理工作的细则当中已经明确指出档案的整理要准确分类且目录清楚,在装订方面要整齐。与此同时,在整理方面需要确保档案的完整性与真实性。其中,将个人材料进行归档并成册,这是人事档案实现规范化的重要前提条件,而且这也是绝大多数单位欠缺之处。档案材料十分散乱,未得到全面清理,即便单位的档案已经立卷成册,但是,并没有根据具体要求格式予以分类并处理,严重影响了档案的利用效率。
(三)工作人员的人事档案意识薄弱
    大部分工作人员针对个人人事档案的重视程度不够,只是认为属于身外之物,并不是必须具备。同时,也会认为人事档案不会对自身未来发展产生影响,所以,档案被遗弃的现象也十分常见。
四、完善人事档案管理工作的具体对策
(一)积极贯彻并落实责任追求制度
为了避免档案的改动与丢失问题,用人单位应当积极构建档案工作管理机制,确保责任追究制度的落实。与此同时,还应当开展档案材料接收与转入档案查阅等多方面登记工作。
首先,在对人事档案进行借阅的过程中,一定要确保不低于两人持单位的证明到档案管理部门提出申请,随后由领导进行审核与批准[6]。
其次,确保部门间工作的协调性。如果不是特殊情况,那么所有单位在需要档案的时候,都一定要亲自到管档部门,不允许经由本人借出,也不允许复印档案材料。
最后,对于档案的转入和转出,一定要确保其密封性,盖密封章。另外,在各级审查单位审核完成以后,需要再次盖密封盖章。
(二)全面推进人事档案管理的信息化发展
在时代快速发展的背景下,在档案信息需求方面也不断增加。现阶段,人事档案信息数量也向着上升趋势发展,所以,必须要尽快构建电子档案信息化的管理机制。其中,企业单位需要贯彻落实人事档案计算机辅助管理工作,通过对现代化技术和设备的灵活应用,通过计算机对人事档案管理资料进行全面整理。与此同时,以相关技术为重要途径,使得图片和视频等被转变成数据形式资料,确保实现纸质档案和数据档案的并存[7]。与此同时,为了全面推进人事档案管理的创新性发展,管理工作人员一定要充分利用计算机网络技术,对于超出保密范畴的档案信息进行共享,确保能够为社会提供高素质高水平的人才档案信息。在这种情况下,可以进一步推动人事档案管理工作的开展,实现工作质量与档案利用效率的全面提升。
(三)加快建设人事档案管理团队
对于干部档案工作条例而言,已经明确指出了各级人事部门需要加快建设档案管理团队,并且选择具有较强责任心,并且作风良好的党员来承担档案干部的责任。而要想对工作人员的积极性进行激发,并全面增强综合素质,企业单位就必须要给予工作人员更多的关怀与关注,实现全面培养。
第一,应当积极组织内部各部门举办业务知识的培训,确保人事档案管理工作人员正确认知这一工作的重要性,同时,使其能够深入地掌握档案材料管理与鉴别等相关技术[8]。
第二,合理分配专职和兼职档案管理工作人员的工作内容,贯彻并落实工资待遇。要想实现干部档案管理外在形式的统一,提高档案内容真实性与实用性,就必须要构建管理团队,并且对人事档案业务知悉且具有较强的责任心。所以,一定要将档案局所制定的待遇标准作为重要依据,贯彻落实人事档案管理工作人员工资待遇,不断增强其工作热情。
结束语:
    综上所述,人事档案管理工作是人才信息的主要来源,同时也是开发人力资源的重要依据。所以,一定要正视人事档案管理工作中的问题,并展开深入地研究,积极贯彻并落实档案管理制度,实现管理流程的规范化,重视档案管理人才培养工作,全面推进档案管理信息化建设。为此,文章对人事档案的重要性进行了分析,并阐述了其中存在的问题与形成的原因,重点提出了完善人事档案管理工作的具体途径,希望进一步推动人事档案管理工作的正常开展。
参考文献:
[1] 黄达明.论企业人事档案管理的发展与完善[J].人力资源管理,2015(2):206-206.
[2] 肖茂山.浅析人事档案管理的发展和完善[J].办公室业务,2014(11):173-173.
[3] 唐一月.完善企业人事档案管理的思考[J].分分pk10官网(中旬刊),2016(7):269-269.
[4] 杨秀巍.浅析完善人事档案管理问题的措施[J].黑龙江科技信息,2013(1):140.
[5] 杨秀巍.浅析完善人事档案管理问题的措施[J].中国科技博览,2012(4):276-276.
[6] 王绍侠,吴永.流动人员人事档案管理问题与对策探析[J].兰台世界,2013(26):18-19.
[7] 王英.浅谈企业人事档案管理存在问题及对策[J].兰台世界,2013(z2):101.
[8] 赵建华.企业人事档案管理的问题和对策[J].新西部(中旬刊),2013(5):57,63.
Abstract: the personnel files is the most important source of information talents, is also the carrier of enterprise internal personnel information, so, personnel file management in enterprises talent use plays a key role, and its valuable theoretical basis. At present, obtained the comprehensive economic and social development and the market system also implements the deepening reform, therefore, personnel file management problems also gradually highlight, for the work of personnel file management has caused serious negative impact, is very unfavorable to sustainable development of enterprises. Paper will, therefore, personnel file management as the research focus, the role of the personnel archives work, for which the analysis of existing problems, and put forward the improvement of the feasible countermeasure, for your reference.
Keywords: personnel files; Management work; Problem; Perfect; countermeasures

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