关于高校人事档案管理工作改革发展的思考
我要投稿 论文查重 来源:学报编辑部 时间:2017-03-27 浏览: 次
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摘  要:本文从影响当前高校人事档案管理工作的因素出发,简要的提出对高校人事档案工作改革发展的几点意见和建议。
关 键 词:高等院校;人事档案;改革发展;意见建议
作  者:沈冰洲
单  位:集宁师范学院人事处
正  文:一、影响当前高校人事档案管理工作的主要因素
    高校人事档案主要记录教职工个人基本履历,是以个人为单位由人事部门统一收集管理以备查阅的原始信息记录,具有真实性、专业性、权威性等特征,是各高校发现、选拔、培养、重用人才的最主要依据。随着高校人事管理体制改革的不断深入和发展,现有的人事档案管理工作日益显现出多方面的问题和弊端,影响了高校人事档案管理工作的整体发展。
    1、整体重视程度不够,缺乏相应的档案意识
    高校人事档案是选拔和任用人才的重要基础性依据,人事档案记载着教职工全面完整的个人信息,包括个人主要经历、家庭情况、社会主要关系、工作业务能力等涉及个人方方面面的详细情况。但是,由于长期以来,人事档案都一直披着神秘的外衣,除了组织人事部门外,个人和学校其他相关部门不能够有效的利用档案信息资源,并且还存在着“重藏轻用”的现象,在日常工作仅提供查阅实体档案为主的单一、被动的工作方式,对人事档案的重要性缺乏足够的认识,档案意识较为薄弱。一些教职工不了解档案的具体规章制度,没有及时按照相关规定上交档案材料,造成档案资料的部分缺失,未能真正发挥高校人事档案在学校管理中的作用,影响高校人事档案工作的整体发展水平。
    2、管理手段上没有摆脱传统的模式,利用程度较低
    高校各部门之间由于分工和管理职能不同,在各自日常的工作中形成反映教职工基本情况的不同材料,如论文著作资料、业务工作资料等相关内容的材料,并由不同的部门保存,造成人事档案的不全面。现阶段,人事档案管理部门在对档案的收集、整理和归档等方面,仍然使用传统的手工模式,特别是在档案的查阅检索方面,基本上还采用翻阅档案信息资料原始记录的查找方式,手段较为落后,利用效率程度较低,不能及时满足现代人事档案信息管理新的发展要求。
    二、改革发展高校人事档案管理工作的意见建议
    为进一步改革和发展人事档案管理工作,高校人事管理部门应当认真分析当前人事档案管理工作中存在的影响因素,及时转变思想管理模式,加大重视力度,本着开发和利用档案的原则,并根据学校的实际情况,提高档案的利用水平,使人事档案管理工作更好地适应当前高校发展以及对人才的选、任、用需求。
1、加强整体重视程度,提高档案意识
做好人事档案工作的前提是要从整体上以及根本上提高对档案工作重要性的认识程度,要将人事档案管理工作纳入到学校整体工作计划当中,并把人事档案管理工作列为重点工作之一,在人事档案工作管理方面给予支持和重视。同时,加强对档案工作的宣传力度,不断扩大宣传的范围,利用校园网、专题会议等多种渠道和形式,提高教职工对人事档案的意识,认识其在学校发展及组织人事工作中的重要性。
2、加强人事档案信息化管理水平,提高利用程度
高校人事档案管理工作要积极利用现代化的网络信息技术,及时转变传统的档案管理模式,加强对人事档案的信息化管理水平,从软件上提高人事档案的利用率。高校人事档案管理部门通过扫描设备把人事档案中查阅率高的资料输入计算机存储设备中,建立电子信息数据库以及检索查询系统,并利用校园网实现资源共享,在实现电子信息化时也要注意人员信息安全问题,按照级别逐级设置查询的权限,防止信息发生泄漏。同时,通过电子信息数据库对人事档案进行筛选,分类建立各种人才信息数据库,如学业专长、专业技术研究方向等,为学校相关部门提供准确、有效的各方面人才资料,提高人事档案的利用程度。
3、加大人事档案管理人员配备力度,提升管理质量
充足的档案管理人员是保证人事档案管理工作顺利开展、进一步深化的前提条件。近年来,各高校加强了对教职工的考核、继续教育、工资变动等方面的力度,人事档案管理工作的强度也随之加重,而且由于人事档案管理工作的特殊性。要求人事档案管理工作人员不宜经常变动,因此,学校应该根据实际情况,及时增加人事档案管理人员,同时,加强对人事档案管理人员的业务素质培养,为档案管理工作人员及时“充电”,定期组织档案管理人员参加培训班,不断提高档案管理人员的业务素质。配备人员充足的人事档案管理人员,使档案管理工作人员有时间在深度和广度上下功夫,在一定程度上有利于将过去单一被动的管理服务模式向多样主动的管理服务模式转变,使档案资料从重藏轻用向积极利用开发方向发展,提升整体人事档案管理工作质量。
参考文献
[1]陈志宏.对加强高校人事档案的服务功能的思考[J].武夷学院学报.2014(2)
[2]陈小红.高校人事档案管理的规范化探究[J].重庆三峡学院学报.2009(5)
课题名称:“知识型员工心理契约对工作投入的影响研究”项目编号:jsky2016038
 
Abstract: This article from the impact of the current university personnel file management factors, the paper briefly puts forward the reform and development of college personnel files several suggestions and suggestions.

Key words: colleges and universities; personnel files; reform and development; opinions and suggestions

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